就業規則と労務管理の問題として考える

新入社員が、入館証、社員証、シフト表、研修資料、社内書類などをSNSに投稿し、企業名とともに炎上する事案が相次いでいます。このような問題が起きると、「最近の若者はSNSリテラシーが低い」「Z世代は常識がない」といった批判が出がちです。しかし、労務管理の視点から見ると、この問題を単なる若者の不注意や個人の資質の問題として片づけるのは適切ではありません。もちろん、社内情報をSNSに投稿した本人の行為には問題があります。しかし、企業側としても、従業員に対して「何が会社の情報にあたるのか」「何を外部に出してはいけないのか」「SNS投稿がどのような服務規律違反になるのか」を、就業規則や研修を通じて明確に示していたかが問われます。特に重要なのは、SNS投稿による情報漏えいを、単なるマナー違反ではなく、服務規律違反、秘密保持義務違反、会社の信用毀損行為として整理しておくことです。企業が就業規則に明確な根拠を置かないまま、炎上後に慌てて処分を行おうとしても、懲戒処分の有効性に疑義が生じる可能性があります。つまり、新入社員のSNS情報漏えいは、若者の問題である前に、企業が就業規則を整備し、周知し、教育し、違反時の対応まで設計しているかという、労務管理上の問題と考えています。

SNS投稿は服務規律違反になり得る

SNS情報漏えいを考えるうえで、まず整理すべきなのは、問題となる投稿が単なるマナー違反では済まないという点です。たとえば、社員証や入館証を写した写真、研修資料や社内資料が写り込んだ画像、シフト表、社員番号、所属部署、会議資料、社内システム画面、取引先名などをSNSに投稿した場合、会社の内部情報を外部に流出させた行為と評価される可能性があります。本人としては、「友人に見せるだけだった」「限定公開だった」「ストーリーズだからすぐ消えると思った」という感覚かもしれません。しかし、SNS上の投稿は、限定公開であってもスクリーンショットで保存され、第三者によって拡散される可能性があります。投稿者本人が削除しても、一度外部に出た情報を完全に回収することは困難です。労務管理上、このような行為は、次のような問題に該当し得ます。まず、会社の業務上の情報を無断で外部に出す行為として、秘密保持義務違反となる可能性があります。また、会社名や業務内容が分かる形で不適切な投稿を行えば、会社の信用を傷つける信用毀損行為にもなり得ます。さらに、取引先、顧客、従業員などの情報が含まれていれば、個人情報や営業上の情報の漏えいとして、より重大な問題に発展する可能性があります。ここで大切なのは、会社がこれらの行為を就業規則上どのように位置づけているかです。就業規則に、秘密保持義務、会社の信用保持義務、SNS利用に関する禁止事項、情報機器の利用ルール、懲戒事由が明確に定められていれば、会社はその規定に基づいて、注意指導、始末書、懲戒処分などを段階的に検討できます。一方で、就業規則に明確な規定がない場合、問題が発生してから「これは重大だから処分する」としても、処分の根拠が弱くなるおそれがあります。懲戒処分は、会社が自由にできるものではありません。あらかじめ就業規則に懲戒事由と懲戒の種類を定め、従業員に周知していることが重要です。

就業規則の規定がポイント

SNS情報漏えいを防ぐためには、就業規則の服務規律に、情報管理に関するルールを具体的に定める必要があります。「会社の機密情報を漏えいしてはならない」という抽象的な規定だけでは十分ではありません。新入社員にとっては、何が機密情報にあたるのか、どのような投稿が問題になるのかが分かりにくいからです。たとえば、就業規則には、会社の許可なく、業務上知り得た情報、顧客情報、取引先情報、従業員情報、人事情報、給与情報、営業情報、経営情報、社内資料、研修資料、会議資料、シフト表、社員名簿、入館証、社員証、社内システム画面、社内チャット、メール内容、写真、動画などを、SNSその他インターネット上に投稿、掲載、送信、共有してはならないことを明記する必要があります。また、Instagramのストーリーズ、X、TikTok、YouTube、LINE、匿名掲示板、限定公開アカウント、鍵アカウント、短時間で消える投稿、ライブ配信、スクリーンショットの共有なども対象となることを明確にしておくべきです。特に近年は、「公開投稿ではないから大丈夫」「鍵アカウントだから問題ない」「ストーリーズだから残らない」といった認識で投稿されるケースがあります。しかし、会社としては、公開範囲や投稿形式にかかわらず、会社情報を外部に出すこと自体を禁止する必要があります。また、SNS投稿は、情報漏えいだけでなく、会社の信用毀損にもつながります。会社名が特定される状態で、会社、上司、同僚、取引先、顧客に関する不適切な投稿を行えば、会社の信用を害する行為として問題になります。そのため、服務規律には、会社の名誉・信用を毀損する行為、会社の業務に支障を与える行為、取引先・顧客・従業員に関する誹謗中傷や不適切投稿を禁止する規定も整備しておく必要があります。さらに、懲戒規定との接続も重要です。服務規律で禁止していても、懲戒事由に結びついていなければ、実際に問題が起きた際の対応が弱くなります。たとえば、懲戒事由として、次のような内容を定めておくことが考えられます。

• 会社の秘密情報、業務上知り得た情報、顧客・取引先・従業員等の情報を、会社の許可なく漏えいし、または漏えいさせるおそれのある行為をしたとき。
• 会社の名誉または信用を毀損する行為をしたとき。
• SNS、インターネットその他の媒体を利用して、会社の業務に支障を生じさせ、または会社の信用を損なう投稿・掲載・送信等を行ったとき。
• 会社の許可なく、社内資料、業務資料、社内システム画面、社員証、入館証その他会社が管理する情報を撮影、複製、送信、投稿したとき。

このように、服務規律と懲戒事由をつなげておくことで、会社は問題発生時に、規定に基づいた対応を取りやすくなります。もちろん、懲戒処分を行う場合には、行為の内容、漏えいした情報の性質、故意・過失の程度、会社に与えた影響、本人の反省状況、過去の指導歴などを踏まえて、処分の相当性を慎重に判断する必要があります。新入社員の初回の軽微な投稿で、直ちに重い懲戒処分が妥当となるとは限りません。しかし、就業規則に根拠がなければ、注意指導や再発防止の枠組みも曖昧になります。就業規則は、従業員を処分するためだけのものではありません。何が禁止されているのかを明確にし、従業員を守り、会社を守るためのルールでもあります。

周知・研修・再発防止の仕組みづくり

SNS情報漏えいが発生した場合、会社としては、投稿の削除、拡散状況の確認、関係先への説明、本人への事情聴取、再発防止策の検討など、迅速な対応が必要になります。しかし、労務管理上もっと重要なのは、発生後の処分よりも、発生前の周知と教育です。就業規則にどれほど立派な規定があっても、従業員がその内容を知らなければ意味がありません。特に新入社員の場合、会社の情報管理ルールや業界特有の守秘義務を十分に理解していないことがあります。そのため、入社時には、就業規則の説明、秘密保持誓約書の取得、SNS利用ルールの説明、具体的な事例を用いた研修を必ず行うべきです。研修では、「SNSに投稿してはいけない」と抽象的に伝えるだけでは不十分です。

• 社員証を首から下げた写真を投稿してはいけない理由。
• 研修資料が机の上に写り込んだ写真が危険な理由。
• シフト表や名簿が写ると、なぜ問題になるのか。
• ストーリーズや鍵アカウントでも、なぜ安全とはいえないのか。
• 会社名を出さなくても、勤務先が特定される投稿がなぜ危険なのか。

このように、実際に起こり得る場面に即して説明することが重要です。また、会社として「迷ったら投稿しない」「投稿前に上司へ確認する」「会社名・社員証・資料・画面が写る写真は原則投稿しない」といった、分かりやすい判断基準を示すことも有効です。さらに、入社時だけでなく、定期的な研修や注意喚起も必要です。SNSの使われ方は年々変化します。以前はブログや掲示板が中心だったものが、現在ではInstagram、X、TikTok、YouTube、LINE、ライブ配信、スクリーンショット、クラウド共有、生成AIへの入力など、情報が外部に出る経路は多様化しています。そのため、就業規則やSNSガイドラインも、一度作って終わりではなく、定期的に見直す必要があります。懲戒処分は、あくまで違反が発生した後の対応です。本来の労務管理としては、従業員が違反しないように、会社がルールを整え、周知し、教育し、相談できる体制をつくることが重要です。

まとめ

新入社員によるSNS情報漏えいは、本人の軽率な投稿だけでなく、会社側の就業規則の整備不足、周知不足、研修不足によって発生することがあります。労務管理の視点では、SNS投稿による情報漏えいを、単なるマナー違反ではなく、服務規律違反、秘密保持義務違反、会社の信用毀損行為として位置づけることが重要です。そのためには、就業規則に、SNS投稿、情報漏えい、秘密保持、信用毀損、懲戒事由を具体的に定める必要があります。また、規定を作るだけでなく、入社時研修、秘密保持誓約書、SNSガイドライン、定期的な注意喚起を通じて、従業員に分かる形で周知することが不可欠です。SNS情報漏えい対策は、若者対策ではありません。企業の労務管理、コンプライアンス、情報管理、ガバナンスの問題です。炎上後に処分を検討するだけでなく、炎上を起こさせないために、就業規則と教育体制を整備することこそ、企業が取るべき建設的な対応ではないでしょうか。

仙台・東京港区の社労士　社会保険労務士法人ブレインズ