協会けんぽは、これまで「紙」で行ってきた申請手続きを、オンラインで完結できる電子申請サービスとして2026年1月13日に公開します。紙の郵送にかかる時間、費用、そして事務負担を大幅に削減できるため業務効率化に寄与する制度ですが、実務で注意すべき最大のポイントは「誰が申請できるのか」という点です。

電子申請できるのは被保険者本人と社会保険労務士のみ

今回の電子申請サービスを利用できるのは、協会けんぽに加入している従業員本人（＝被保険者）と、会社から委任を受けた社会保険労務士だけに限定されています。つまり、事業主や総務担当者が会社名義で電子申請を行うことはできず、これまで会社側が主導して書類を取りまとめていた企業では、申請フローの見直しが避けられません。

従業員が申請する場合

従業員本人が申請する場合には、マイナンバーカードを使った本人認証を経て、オンラインの申請画面から必要事項を入力し、画像データとして添付書類をアップロードする流れで手続きを進めます。
スマートフォンやパソコンと「マイナポータルアプリ」の準備が必要となり、申請者本人の健康保険資格情報はマイナンバーを通じて自動取得されるため、本人確認がより厳格になった形です。

社会保険労務士が申請する場合

一方で、社労士が代理として申請する場合には、まず協会けんぽから社労士用のユーザーIDとパスワードの発行を受け、これを使って電子申請サービスにログインし、従業員からの委任状を基に代理申請を行うことになります。社労士の場合はマイナンバーカードによる認証は不要ですが、申請者である従業員本人の委任を証明する書類が必須です。協会けんぽのホームページでは委任状の様式がすでに公開されているため、社労士に申請を任せる予定の企業は早めに確認しておくとスムーズです。

会社として見直すべき実務フロー

今回の電子申請制度では、会社が直接申請できない点が実務で最も大きな影響を与えます。これまでのように総務部門等が書類を取りまとめて提出していた場合、今後は「従業員自身が申請するのか」「社労士に委任して申請するのか」を個別に判断し、それに合わせた運用ルールを整備する必要があります。
特に、出産手当金、傷病手当金、高額療養費など従業員側の申請が中心となる給付は、添付資料の収集方法や委任状の取り扱いを含め、社内フローの整理が欠かせません。

今後の準備として

協会けんぽでは電子申請に関する操作ガイドやFAQを順次公開する予定です。サービス開始後に混乱しないためにも、社内での申請手順の見直しや社労士との役割分担の確認、また委任状の管理方法の検討を早めに進めておくことが重要です。電子申請は紙のやり取りを大きく減らす一方で、従業員、会社、社労士の三者での運用体制づくりが不可欠になる制度であることを念頭に置く必要があります。